Yrityksen taloushallinto, sen toiminnan kannalta olennaiset tietokoneohjelmat, sen tietodata ja jopa sähköpostit tallennetaan nykyään Internetin pilvipalveluun. Tämän toiminnon nimi on Software as a Service eli SaaS-ohjelmistopalvelu. Kun yritys valitsee pilvipalvelun, aikaa säästyy liiketoiminnan ylläpitoon, koska tiedon prosessointi on ulkoistettu ja ohjelmien päivitykset ja vikojen korjaukset hoituvat palveluntarjoajan toimesta.
Mitä palveluja kannattaa ottaa
Jos on kyseessä pieni yritys, se tarvitsee luotettavan sähköpostipalvelun. Lisäksi se todennäköisesti tarvitsee kirjanpitopalvelun ja jonkin sen toimialaan liittyvän tietokoneohjelman. Kaikki nämä se voi tilata tietotekniikkayritykseltä, jolle SaaS ratkaisut ovat arkipäivää. Palvelun tarjoaja voi myös tehdä arvion mitkä palvelut ovat kyseiselle yritykselle välttämättömiä ja mitkä lisäpalvelut voisivat helpottaa yrityksen pyörittämistä. Henkilötietorekistereiden tietoturva kehittyy koko ajan, ja voi olla viisasta suojata nämä viimeisen teknologian turvin. SaaS-ratkaisujen määrä ja laatu kasvaa koko ajan, joten on hyvä saada päivitettyä tietoa aiheesta.
Iso yritys tarvitsee jo yksin taloushallinnon tietojen ja tilanteen päivityksiin kattavat ohjelmistot ja tietojärjestelmät. Lisäksi se tarvitsee pienen yrityksen tavoin yksittäiset alan tietokoneohjelmat ja tietysti myös sähköpostijärjestelmän. Iso yritys voi myös hyötyä asiakaskyselyistä ja muista asiakaspalveluun liittyvistä tietojärjestelmistä. Kansainvälisyys on nykyään tärkeää, joten isolle yritykselle voi olla viisasta ottaa joko kansainvälinen palveluntarjoaja tai ainakin sellainen kotimainen, jolla on resursseja toimia saumattomasti kansainvälisten ohjelmistojen kanssa.
Toiminnan luotettavuus
SaaS ohjelmistopalvelut ovat parhaimmillaan erittäin luotettavia ja toimivia, jopa sähkökatkojen aikana. Tietokonesalit kytketään toisiinsa siten, että yhden salin vikatilanteessa tieto siirtyy välittömästi toiseen saliin, josta taas eteenpäin. Tähän kuluu vain sekunnin murto-osa, josta asiakas ei tiedä mitään. Toiminnan luotettavuudesta ja vikatilanteiden selvittämisestä on ohjelmistopalveluilla laatutodistuksia. Niistä käy myös ilmi, täyttääkö palvelu EU:n tietoturvavaatimukset (GDPR). Arviot kannattaa käydä lävitse ennen kuin valitsee oman ohjelmistopalvelun.
Palvelun hinta saattaa olla monelle yritykselle kynnyskysymys. Laskutus ja hinnan määräytyminen kannattaa selvittää huolella ennen sopimuksen tekoa. Usein käytäntönä on, että kulut jaetaan tasan joka kuukaudelle, jolloin yritys voi budjetoida tietyn kuukausittaisen summan menoihinsa ohjelmistopalveluihin. Viisasta on myös selvittää, miten vastuu jakaantuu palveluntarjoajan ja yrityksen kesken. Hyvä on myös pitää mielessä, että SaaS ratkaisut ovat aina asiakkaan tarpeisiin räätälöityjä.
Saas Ohjelmistopalvelut meiltä: Skillwell Oy.
